מאגרים מוסדיים, שכוללים את הפלט המחקרי של המוסד בנוסף להיותם מקור חופשי למחקר, תורמים לתדמיתו של המוסד המפרסם.  הקמתו של מאגר מוסדי  מהווה אתגר לסגל הספרייה, שהוא בדרך כלל אחראי להקמתו של המאגר המוסדי. תהליך הקמתו של המאגר המוסדי כולל כמה שלבים: הזנת מידע העל, בדיקת מדיניות זכויות היוצרים  ואיתור הטקסט המלא של הפרסומים. הסתייעות בכלים קיימים למיכון תהליך זה, ולו רק בצורה חלקית יכול לסייע בהקמת המאגר המוסדי.

מחקר  מעניין שהתפרסם כתדפיס מקדים והתקבל  לפרסום ב- Journal of Electronic Resources Librarianship מתאר בצורה מפורטת תהליך של  הוספת מאמרים מכתבי עת למאגר מוסדי ב- East Tennessee State University תוך שימוש  בכלים החופשיים הבאים:Zotero להזנת מידע העל ,  SHERPA/RoMEO     לבדיקת זכויות היוצרים  ו- Unpaywall  לאיתור הטכסט המלא ש הפרסומים.

התהליך כלל כמה שלבים.   ספרנים קיבלו את המידע על פרסומי הסגל מקורות החיים של  אנשי הסגל. לאחר מכן איתור המאמרים, הזנת המידע לתוכנה הביבליוגרפית Zotero, בירור זכויות היוצרים  ב- SHERPA/RoMEO ,  איתור הטקסט המלא תוך שימוש ב- Unpaywall    והזנת  המידע והפרסומים למאגר המוסדי , הכול נעשה בצורה חצי אוטומטית  תוך שיתוף פעולה בין ספרנים וסטודנטים שסייעו במלאכה.

המחקר בדק את הזמינות והדיוק של המידע  שסופק על ידי כלים אלו לגבי פרסומים בארבע דיסציפלינות .

נמצא שהכלים היו פחות מוצלחים בתחום מדעי החברה , אמנויות וחינוך בהשוואה לרפואה ומקצועות הבריאות .  אך הסיבה להבדלים בתחומי המחקר השונים אינם דווקא הכלים, הכלים הנ"ל שיפרו את התהליך הידני של הקמתו של מאגר מוסדי. הוחלט להמשיך להשתמש בקומבינציה של שלושת כלים אלה ובה בעת לחפש פתרונות חדשים.

מידע מפורט במאמר  

Sergiadis, Ashley D.R.. 2019. Evaluating Zotero, SHERPA/RoMEO, and Unpaywall in an Institutional Repository Workflow. Journal of Electronic Resources Librarianship. ISSN: 1941-1278